3 maneiras mais comuns de exportar e importar dados do Salesforce (2024)

Você quer encurtar seu prolixoExportação e importação de dados do Salesforceprocessos?

Estamos aqui para ajudá-lo.

Iremos nos aprofundar nas maneiras mais comuns de importar, exportar e atualizar em massa seus registros do Salesforce e nos prós e contras de cada método.

Ao terminar de ler este guia, você terá dicas práticas para agilizar seus processos de exportação e importação de dados, para não perder horas incontáveis ​​inserindo e atualizando dados.

Noções básicas sobre importações e exportações de dados do Salesforce

A importação e exportação de dados é o ato de extrair ou enviar dados (ou conjuntos de dados) entre vários aplicativos de software.

Inclui a “tradução” do formato original das informações usadas no aplicativo da sua fonte de dados para o formato usado por outro sistema. Esta tradução é geralmente muito manual, mas pode ser automatizada através de processos de máquina, como transformação e transcodificação de dados.

Exportar significa criar uma cópia, extrair e sincronizar seus dados do Salesforce em outro formato e aplicativo, como exportar um relatório do Salesforce para um arquivo de planilha em formato CSV.

Por outro lado, importar significa carregar e sincronizar conjuntos de dados de vários bancos de dados ou repositórios em nuvem para sua conta do Salesforce.

Importar e exportar dados de forma automática e precisa é fundamental para o compartilhamento e análise eficiente de dados, uma vez que a inserção manual de volumes de informações exige muito tempo e esforço e restringe fluxos contínuos de informações.

Existem várias maneiras de realizar o processo de importação e exportação de dados com o Salesforce, mas neste artigo iremos nos concentrar nos três métodos mais comuns de importação e exportação.

DR: Coeficiente fornece a melhor solução de exportação e importação de dados

Dos três métodos apresentados,Coeficienteleva a melhor como a melhor opção para exportar e importar dados do Salesforce, especialmente para empresas que lidam com grandes volumes de dados.

O aplicativo permite integrar dados do Salesforce e de outras fontes de dados diretamente ao Planilhas Google com um esforço mínimo. NossoConector Salesforcetambém permite uma sincronização bidirecional.

A solução da Coefficient facilita a construção de seus painéis e relatórios e a análise de dados é muito fácil, pois eles são atualizados em tempo real, e muito menos automaticamente. Na verdade, você pode dar umaModelo de painel do Planilhas Google Salesforceuma tentativa com apenas alguns cliques.

O aplicativo requer configuração mínima e você pode trabalhar com funções de atalho de planilha que já conhece.

O Coeficiente permite que você aproveite ao máximo seus dados do Salesforce, simplificando os processos de exportação e importação de dados, agilizando relatórios e análises.

3 maneiras comuns de exportar e importar dados para o Salesforce

Existem várias maneiras de exportar e importar dados para sua conta do Salesforce, inclusive usando ferramentas integradas e conectores de dados de terceiros para o Salesforce.

No entanto, neste guia, focaremos nas três maneiras comuns de exportar e importar seus dados do Salesforce.

1. Por meio de recursos nativos do Salesforce: ferramentas de gerenciamento de dados

O Salesforce possui dois recursos nativos que permitem aos seus usuários exportar e importar dados: oAssistente de importação de dados do SalesforceeServiço de exportação de dados Salesforce.

Para importar usando o assistente de importação de dados do Salesforce, siga estas etapas.

Passo 1: Prepare seu arquivo para importação

Em nosso exemplo, mostraremos como importar leads para o Salesforce.

Para preparar seu arquivo para importação, certifique-se de:

• Limpe seu arquivo de importação para obter consistência e precisão, como excluir detalhes desnecessários, impor convenções de nomes, atualizar as informações, remover duplicatas e corrigir quaisquer erros ortográficos.
• Altere todas as configurações necessárias para garantir uma importação bem-sucedida do Salesforce. Por exemplo, pode ser necessário adicionar novos valores às suas listas de opções, criar novos campos personalizados ou desativar temporariamente algumas regras de fluxo de trabalho.
• Compare os campos de dados do seu arquivo de importação com os campos do Salesforce para os quais você está importando para verificar e garantir que seus dados sejam mapeados nos campos corretos.

Depois de preparar os dados de importação, salve-os como um arquivo CSV.

Etapa 2: iniciar o assistente de importação de dados do Salesforce

Clique no ícone Configuração na interface do Salesforce, digite “Assistente de importação de dados”Na caixa de pesquisa Busca rápida e selecioneAssistente de importação de dados.

Revise os nomes dos campos do Salesforce em seu arquivo de importação para garantir que correspondam aos nomes de campos padrão do Salesforce clicando no botãoExibir uma lista de campos de dados do Salesforcelink.

CliqueIniciar assistente!e escolha os dados a serem importados. SobObjetos padrão, clique em Leads. Outras opções nesta guia incluem Soluções, Contas, Contatos e Membros da Campanha.

Especifique se deseja atualizar seus registros existentes do Salesforce, adicionar novos registros ou realizar ambos simultaneamente.

Selecione a correspondência e outros critérios obrigatórios e carregue o arquivo onde seus dados estão localizados.

Arraste e solte seu arquivo de importação de leads CSV no espaço fornecido ou escolha uma das opções de fonte de dados, especifique o método de codificação de caracteres e selecione seu arquivo.

CliquePróximoquando você acabar.

Etapa 3: mapeie os campos de dados do arquivo de importação para os campos de dados do Salesforce

O assistente de importação de dados mapeará automaticamente tantos campos de dados quanto possível para campos de dados padrão do Salesforce. Caso contrário, você precisará fazer isso manualmente, pois os campos não mapeados não serão importados para o Salesforce.

O Salesforce marcará seus campos não mapeados. CliqueMapadebaixo deEditarcoluna para alterar e mapear os campos para um campo existente do Salesforce.

Em nosso exemplo, você precisará alterar o campo não mapeado selecionandoMapae escolhendo oPrimeiro nomenos campos da lista padrão do Salesforce.

Você também pode alterar os mapeamentos automáticos realizados pelo Salesforce clicando emMudardebaixo deEditarcoluna ao lado do campo que você deseja modificar.

Depois de revisar as informações de importação, você pode voltar às etapas anteriores para alterar os dados não mapeados e garantir que todas as informações estejam corretas. CliqueIniciar importação.

Siga as etapas abaixo para exportar dados do Salesforce por meio do serviço de exportação de dados.

Etapa 1: navegue até a opção Exportação de dados no Salesforce

Na interface do Salesforce, navegue atéConfigurare entreExportação de dadosna caixa de pesquisa.

EscolherExportar agora, que prepara seus dados para exportação imediatamente, ou selecioneAgendar exportação, que permite agendar a exportação de arquivos em intervalos semanais ou mensais.

Passo 2: Escolha os tipos de informações a serem exportadas

Escolha sua codificação preferida para seu arquivo de exportação.

Clique na caixa ao ladoSubstitua retornos de carro por espaços, portanto, seus arquivos de exportação terão espaços em vez de quebras de linha ou retornos. Isto é útil para importação e para outras integrações.

Selecione os tipos de informações que deseja incluir na sua exportação. Se você não estiver familiarizado com os nomes da API Apex, escolhaIncluir todos os dadose cliqueIniciar exportação.

Passo 3: Agende sua exportação

Configure sua programação de exportação definindo a frequência, as datas de início e término e o horário.

CliqueSalvarquando você terminar (ouIniciar exportaçãose você não estiver agendando, mas exportando seus arquivos do Salesforce imediatamente).

Você receberá um e-mail do Salesforce quando seu arquivo zip de arquivos CSV estiver pronto. Exportações grandes geralmente são divididas em vários arquivos e você pode baixar os arquivos zip no link do e-mail.

Quer aprender como exportar leads do Salesforce rapidamente? Abra seu relatório, clique na seta suspensa ao lado doEditarbotão e selecioneExportar.

Escolha sua visualização de exportação, clique emExportare você receberá instantaneamente um arquivo de planilha CSV ou .xlsx baixado.

Prós

O assistente de importação de dados do Salesforce e o serviço de exportação de dados são ferramentas nativas do Salesforce. Isso significa que você não precisará instalar aplicativos de terceiros para exportar e importar dados do Salesforce.

Contras

Ambos os métodos são tediosos e demorados, pois você precisará configurar a importação e exportação de dados manualmente. Além do mais, sempre que quiser atualizar os dados de suas planilhas, você terá que repetir o processo de importação/exportação todas as vezes.

Talvez você também precise mapear alguns dos seus dados se o Salesforce não conseguir fazer isso automaticamente, o que pode ser complicado e trabalhoso.

Seus arquivos exportados em formato zip ficarão disponíveis apenas por 48 horas após a exportação e serão excluídos posteriormente.

Você só pode importar até 60.000 registros por vez. Além disso, todos os objetos a serem importados devem ser suportados pelo Wizard. O processo não é totalmente automatizado, pois você precisará configurar a importação de dados manualmente.

2. Carregador de dados.io

Carregador de dados.ioé um aplicativo carregador de dados de terceiros para Salesforce que permite importar e exportar seus dados em massa.

Ele permite que você atualize, insira, exporte, importe, atualize e exclua seus registros do Salesforce para objetos padrão e personalizados com facilidade.

Em nosso exemplo de importação de contatos do Salesforce, usaremos a operação Upsert. Isso significa que criaremos um novo registro ou atualizaremos um existente. Também ativaremos notificações por e-mail para que os relatórios sejam enviados automaticamente quando a importação for concluída.

Também mostraremos como você pode agendar importações diárias, para que seu arquivo CSV seja importado automaticamente para sua conta do Salesforce.

Etapa 1: selecione sua conexão, operação e tipo de objeto do Salesforce

Após instalar e fazer login no Dataloader.io, selecioneNova tarefa, entãoImportar.

Neste exemplo, usaremos a conexão padrão. SelecioneUpsert, procure o tipo de objeto que deseja importar (neste caso, Contatos) e clique emPróximo.

Etapa 2: escolha um arquivo CSV

Dataloader.io oferece conectividade direta com File Transfer Protocol (FTP), Secure FTP, Dropbox e Box. Selecione onde seu arquivo CSV está armazenado para upload.

Você também pode configurar um terceiro sistema, como banco de dados ou outra instância do Salesforce (o servidor em que sua organização do Salesforce reside), para carregar automaticamente o arquivo CSV no mesmo local.

Isso permite que o Dataloader.io importe automaticamente seus dados atualizados de suas fontes de dados diretamente para o Salesforce.

Etapa 3: definir o mapeamento

Dataloader.io insere automaticamente seus dados nos campos correspondentes do Salesforce: Nome, Sobrenome, Email e Telefone.

ModificarE-mailmapear para umID de contatoe configurar umPesquisa por meio deemail para definir o endereço de email como um identificador exclusivo.

Marque a caixa de seleção no lado esquerdo deInserir como novo se nenhuma correspondência for encontradae cliquePróximo.

Passo 4: Agendar tarefa de importação

Defina um cronograma na página Resumo para que o Dataloader.io execute automaticamente a tarefa de importação para o Salesforce com suas configurações de mapeamento definidas diariamente (ou por hora, semanalmente, mensalmente).

Selecione API em massa para importação mais rápida e ative oEnvie-me os resultados por e-mailopção para obter relatórios automáticos por e-mail sempre que a tarefa for executada. Você também pode definir as configurações avançadas com base em suas preferências.

CliqueSave e corraquando terminar. Seus novos registros devem ser carregados instantaneamente no Salesforce e os registros existentes devem ser atualizados.

As etapas gerais para exportar dados do Salesforce usando Dataloader.io incluem a criação de uma tarefa de exportação, a seleção de sua conexão e objeto, a criação de sua consulta personalizada e, em seguida, salvar e executar sua tarefa.

A parte complicada é o aspecto do processo de construção de consulta personalizada, já que você precisa entender bem o SOQL para revisar e garantir que está fazendo sua consulta corretamente.

O recurso de exportação de dados Dataloader.io também permite usar seu editor de consultas SOQL para escrever suas consultas personalizadas.

Prós

A interface do aplicativo é fácil de navegar e entender. Ele traduz automaticamente a consulta em SOQL conforme você seleciona seus campos de objeto preferidos para criar sua consulta.

Contras

Embora o Dataloader.io ofereça recursos de automação essenciais para exportação e importação, configurá-los ainda pode consumir seu tempo.

Você precisa construir sua consulta ao exportar, o que pode ser complicado e confuso se você não souber muito sobre campos e tipos de objetos e o que eles são especificamente, incluindo SOQL.

Você pode acessar recursos básicos de importação e exportação de dados do Salesforce com a versão gratuita do Dataloader.io. No entanto, você precisa dos planos pagos para obter um limite maior de tamanho de arquivo e agendar mais de uma tarefa e notificações por e-mail (entre outros).

3. Coeficiente

Uma maneira ainda mais rápida e fácil de importar e exportar dados para o Salesforce é usar o Coeficiente.

Este aplicativo permite que vocêconecte seus dados do Planilhas Google e do Salesforceinstantaneamente, sem a necessidade de seguir as etapas mencionadas anteriormente.

Coeficiente coloca a exportação e importação de dados do Salesforce em esteróides, tornando o processo contínuo e fácil.

Por exemplo, se você deseja exportar dados do Salesforce e importá-los para o Planilhas Google, basta abrir um novo arquivo do Planilhas Google e iniciar o complemento Coefficient Data Connector.

CliqueImportar dados, selecione Salesforce como sua fonte de dados e escolha se deseja importar relatórios, objetos ou campos específicos ou uma consulta SOQL personalizada.

Depois de autorizar a conexão, seus dados são exportados instantaneamente do Salesforce para o arquivo do Planilhas Google.

Você pode adicionar e remover campos de dados à medida que avança, para trabalhar apenas com os dados necessários, sem repetir o processo de exportação.

O Coeficiente também atualiza automaticamente seus dados exportados no Planilhas Google, para que você nunca precise criar a mesma análise ou continuar exportando seu arquivo sempre que os dados do Salesforce forem alterados ou atualizados.

Agende atualizações de dados em tempo real de hora em hora, diariamente ou semanalmente, definindo a frequência, o dia e a hora no campoExecução agendadaopção. Isso garante que seus dados estejam sempre precisos e atualizados.

Os recursos poderosos do Coeficiente tornam a exportação (e importação) de dados do Salesforce rápida, fácil, automatizada e totalmente sem esforço, reforçando seus fluxos de trabalho e análise de dados.

Prós

O Coeficiente é extremamente fácil de configurar e instalar e você pode colocá-lo em funcionamento em segundos.

É uma ferramenta poderosa que requer pouco ou nenhum esforço ao exportar e importar seus dados do Salesforce.

Ele permite configurar programações de atualização automática para garantir que você sempre trabalhe com os dados mais recentes e precisos.

Você não precisará configurar manualmente a exportação e importação de dados do Salesforce. Você só precisa se conectar de onde deseja extrair os dados, selecionar os campos de objeto desejados e obtê-los instantaneamente em sua planilha.

Não é necessário mapeamento de dados de objetos e criação de consultas manuais, pois o Coeficiente funciona instantaneamente e em tempo real assim que você configura suas conexões de fonte de dados.

Upserts e writebacks são nativos do aplicativo Coefficient

Contras

O Coeficiente não é gratuito, mas oferece planos de preços acessíveis.

Como usar registros de write-back ou atualização em massa no Salesforce

Passo a passo em vídeo: como exportar dados do Planilhas Google para o Salesforce

O Salesforce oferece um recurso de nó Writeback Object para atualizar, criar ou atualizar seus registros organizacionais do Salesforce com dados transformados.

O Salesforce permite criar no máximo cinco nós de objeto Writeback em uma definição do mecanismo de processamento de dados. Isso permite que você grave seus dados transformados em objetos personalizados ou padrão, atualizando-os em massa. Existem algumas ferramentas que podem ajudar a escrever de volta para o Salesforce, no entanto, o Coefficient leva a melhor com seu recurso de write-back para Salesforce.

Abra seu arquivo de planilha e, na janela Coeficiente, selecioneEnviar para Salesforce, selecione sua ação preferida e você poderá atualizar o Salesforce em massa no Planilhas Google com rapidez e facilidade.

Isso economiza muito tempo e energia, pois leva apenas alguns cliques (e segundos) para fazer a atualização em massa dos registros do Salesforce.

Conclusão

As dicas neste guia podem ajudá-lo a melhorar seus processos de exportação, importação e atualização de registros em massa de dados.

Aprenda as diferentes maneiras de importar e exportar dados do Salesforce e aproveite as melhores ferramentas que automatizam e agilizam o manuseio, o compartilhamento e a análise de dados.

Quanto mais eficientemente você mover e sincronizar seus dados, melhor será sua qualidade. Isso pode ajudar a revolucionar a adoção do Salesforce pela sua empresa, aumentando sua capacidade de gerar painéis e relatórios precisos.

Em última análise, a importação e exportação contínua de dados do Salesforce amplificam seu fluxo de dados, permitindo que você obtenha insights de maneira eficaz e eficiente.

Experimente o coeficientede graça hoje!