Força de vendasé uma plataforma de CRM multifuncional e altamente personalizável, usada por milhões de usuários para gerenciar processos de negócios complexos e aumentar a produtividade das vendas, atendimento ao cliente, equipes de marketing, etc.
Microsoft Excelé um programa de planilha, muito familiar e confortável para muitos usuários em todo o mundo, e há situações em que é muito melhor e mais fácil trabalhar com dados nas planilhas do Excel do que na interface nativa de um aplicativo em nuvem.
No entanto, não é um desafio trivial exportar grandes volumes de dados do Salesforce para planilhas do Excel, pois você precisa de recursos integrados ou ferramentas externas, que permitem exportar dados para o formato Excel.
Descrevemos brevemente 5 maneiras de conectar o Salesforce ao Excel, exportar facilmente dados do Salesforce para planilhas do Excel, prós e contras dessas formas e casos de uso típicos aplicados.
Índice
- Carregadores de dados do Salesforce
- Interface original do Excel
- Suplementos do Excel
- Drivers ODBC
- Pontos finais OData
1. Carregadores de dados do Salesforce
Para exportar dados usandocarregadores de dadosé oprimeiroemaneira mais padrão. Usando essas ferramentas, você podeexportar dados do Salesforcepara o Excel como arquivos CSV, faça alterações nesses arquivos no Excel e importe os arquivos CSV alterados de volta para o Salesforce. Você pode encontrar muitos desses carregadores de dados na Internet, e muitos deles têm versões gratuitas. Você também pode tentarcarregador de dados nativo do Salesforce integrado(ferramenta original), que você pode usar após instalá-lo em seu PC. No entanto, carregadores de dados de terceiros, como, por exemploCarregador de dados Skyvia Salesforce, pode ser mais robusto do que as ofertas nativas do Salesforce. Por exemplo, você não precisa baixar o Skyvia no seu computador ou laptop, pois é uma solução baseada em nuvem. Você precisa apenas de um navegador da web para acessá-lo e definir configurações mínimas para exportar e importar dados com segurança como arquivos CSV.
Deixe-nos fornecer um exemplo: precisamos exportar objetos Conta e Contato como arquivos CSV do Salesforce para Excel. Para isso, criamos um pacote de exportação no Skyvia: selecionamos uma conexão Salesforce, escolhemos CSV como tipo de destino e adicionamos os objetos necessários do Salesforce.
Então, clicamosCriarpara criar um pacote eCorrerpara executar um pacote. Os dados são obtidos.
Prós dos carregadores de dados:
- Suporte para atualização em massa de dados de uma só vez;
- Suporte às operações de Insert, Upsert, Update e Delete;
- Extração de dados de objetos cruzados para um arquivo;
- Informações detalhadas sobre as linhas alteradas/com falha com sucesso durante a exportação/importação;
- Interface simples, nenhum treinamento preliminar é necessário.
Contras dos carregadores de dados:
- Os dados podem ser exportados/importados apenas através de arquivos CSV;
- Limites de utilização gratuita;
- Configuração do processo inicial para um upload.
Essa forma de obter dados do Salesforce é universal e pode ser igualmente lucrativa para indivíduos e empresas. Com interface simples de carregadores de dados, você precisa de configuração mínima e menos esforços. Os carregadores de dados do Salesforce oferecem suporte a diferentes tipos de operações e atualização em massa de dados. Além disso, após a execução de cada pacote, você obtém um relatório sobre as linhas exportadas/atualizadas com sucesso e sobre aquelas que falharam.
2. Interface original do Excel
Para obter dados do Salesforce para o Excel por meioInterface original do Excelé uma solução perfeita para usuários do Microsoft Office Professional Edition. Ao contrário dos carregadores de dados, neste caso os dados são exibidos diretamente na interface do Excel, não sendo necessário usar arquivos CSV intermediários.
Para exportar dados, abra uma pasta de trabalho do Excel em branco, clique no botãoDadosaba, entãoAdquirir dados→Dos serviços online→De objetos do Salesforce.
Na janela aberta, selecione entre conectar-se ao ambiente de produção ou personalizado e faça login no Salesforce.
Após fazer login no Salesforce, selecione os objetos que deseja exportar para Excel na janela do Navegador. Caso queira exportar mais de 1 objeto, clique no botãoSelecione vários itenscaixa de seleção. À direita, você pode visualizar uma tabela. CliqueCarregarpara exportar dados para planilha do Excel. Como selecionamos dois objetos – Conta e Anexo, os dados correspondentes foram baixados e ficaram como na figura abaixo.
Prós da interface original:
- Solução tudo-em-um;
- Não há necessidade de procurar ferramentas de terceiros;
- Exportação direta de dados sem usar arquivos CSV intermediários.
Contras da interface original:
- Preço alto para licença de usuário único;
- Não há possibilidade de carregar dados modificados de volta à fonte.
Essa forma de transferir dados do Salesforce para o Excel é a certa para usuários e empresas que usam o Microsoft Professional Edition. Porém, se a empresa for grande e tiver muitos funcionários, o licenciamento de cada PC custará muito caro. Para essas empresas, carregadores de dados de terceiros ou outras ferramentas, mencionadas abaixo, podem ser uma solução muito melhor e mais lucrativa.
3. Suplementos do Excel
Oterceira viapara extrair dados do Salesforce para o Excel é usarSuplementos do Excel para Salesforce. Os suplementos ajudam você a conectar o Microsoft Excel ao Salesforce, carregar dados do Salesforce para o Excel, atualizar instantaneamente dados em uma pasta de trabalho do Excel do Salesforce, editar esses dados e atualizar o Salesforce do Excel. Ele permite que você trabalhe com contatos, contas, oportunidades, leads, usuários, anexos, tarefas e outros objetos do Salesforce, como em planilhas normais do Excel, bem como realizar limpeza e desduplicação de dados e aplicar todo o poderoso processamento de dados do Excel. e capacidades de análise para esses dados.
Prós dos suplementos do Excel:
- Exportação/importação direta de dados sem usar arquivos CSV intermediários;
- Não são necessárias configurações adicionais: os suplementos integram-se à interface familiar do Excel, portanto, não há necessidade de abrir janelas adicionais ou definir configurações extras;
- Fácil modificação de dados;
- Fácil atualização de dados;
- Validação de dados obrigatória (o suplemento valida os dados inseridos para garantir que correspondam ao tipo de dados da coluna de origem);
- Possibilidade de compor consultas manualmente tanto para bancos de dados relacionais quanto para aplicações em nuvem.
Contras dos suplementos do Excel:
- Ferramenta paga;
- O suplemento é específico do Excel – não pode ser usado com nenhum outro aplicativo;
- É necessário fazer download do complemento.
Resumindo o que foi dito acima, o suplemento Excel pode ser uma boa solução para usuários que desejam aumentar o poder e a funcionalidade do Excel. Você pode inserir instruções SQL SELECT de qualquer complexidade, validar dados, modificá-los ou atualizá-los com um único clique. O suplemento Devart Excel é considerado uma dessas soluções. Você pode encontrar um teste gratuito disponívelaqui. Alternativamente, você pode tentarSuplemento Skyvia Query Excel, cujo construtor de consulta visual intuitivo torna este suplemento simples de usar.
4. Drivers ODBC
Outra forma de realizar a exportação do Salesforce para Excel é usando drivers ODBС. Com drivers ODBC, assim como com suplementos, você exporta dados diretamente para uma planilha do Excel. No entanto, observe que, diferentemente dos suplementos, os drivers ODBC não permitem o carregamento de dados modificados no Excel de volta à origem.
Antes de instalar o driver ODBC, certifique-se de usar Excel e driver ODBC correspondentes, por exemplo. se você usar a versão de 64 bits do Excel, precisará instalar uma unidade ODBC de 64 bits. Sendo instalados para uma fonte de dados específica, por exemplo Salesforce, os drivers ODBC podem funcionar não apenas com Excel, mas também com muitas outras ferramentas – essa é uma grande vantagem delas.
Prós dos drivers ODBC:
- Suporte para conectividade ODBC em vários produtos de terceiros;
- Os tipos de dados e funções do Salesforce são mapeados para tipos de dados e funções ODBC, que são compreendidos por todas as ferramentas compatíveis com ODBC.
Contras dos drivers ODBC:
- Não há possibilidade de carregar dados modificados de volta à fonte;
- Ausência do driver ODBC original do Salesforce, ou seja, apenas drivers ODBC de terceiros disponíveis;
- Instalação necessária.
Resumindo as informações acima, gostaríamos de enfatizar que o suporte total para funções padrão da API ODBC e tipos de dados implementados nos drivers torna a interação do Excel e dos aplicativos de banco de dados com o Salesforce CRM rápida, fácil e extremamente prática. Há uma grande variedade de drivers ODBC que você pode encontrar na Internet, e um deles é o driver ODBC Devart para Salesforce. Você pode ler mais sobre issoaqui.
Outro exemplo é um Skyviadriver ODBC universalque suporta uma ampla variedade de fontes de dados por meio deTerminais Skyvia Connect SQL, incluindo Salesforce. Ao contrário da maioria dos drivers ODBC do mercado, este driver oferece um modelo de preço pago por tráfego, que pode ser útil se não for necessário carregar grandes volumes de dados. Além disso, Skyvia Connect oferece nível de segurança adicional, permitindo fornecer acesso sem compartilhar login e senha do Salesforce e registro detalhado de todas as operações de acesso a dados.
5. Terminais OData
OData (Open Data Protocol) é um padrão OASIS que define as melhores práticas para construir e consumir APIs RESTful consultáveis e interoperáveis de maneira simples e padrão.
O Excel permite que você se conecte a pontos de extremidade OData. Ao contrário do ODBC, com o OData você configura tudo antecipadamente – você cria um endpoint para receber dados do Salesforce via OData ou usa o já criado simplesmente colando sua URL no Excel. No entanto, criar você mesmo um endpoint OData não é uma tarefa fácil; você precisa se preocupar com a hospedagem, implantação e administração do servidor OData.
Para reduzir tempo, custos e esforços – você pode usar soluções de terceiros para simplificar o uso de OData. Uma dessas soluções éConexão Skyvia. Por ser uma solução em nuvem, o Skyvia Connect não requer download, hospedagem ou manutenção. Você não precisa desenvolver nenhuma API – você gera endpoint, define configurações e determina quais dados podem ser acessados e quais não, e quem pode acessar esses dados.
Como pré-requisito, usaremos um Salesforce já configuradoponto finalcom autenticação básica HTTP habilitada e Microsoft Excel 2019.
Criando Conexão
Primeiro, você precisa configurar uma conexão com o endpoint Skyvia Connect. Para isso, execute os seguintes passos:
- Clique noDadosaba, entãoAdquirir dados→De outras fontes.
- CliqueDo feed OData.
- Na janela pop-up, selecioneBásico, cole o URL do terminal necessário e clique em OK.
- Especifique novamente um link para o endpoint do Salesforce no Skyvia Connect e preencha oNome de usuárioeSenhaCampos.
- Preste atenção que o Microsoft Excel requer que a conexão OData seja autenticada por meio de autenticação do Windows ou autenticação básica HTTP. Você precisa usar a autenticação básica HTTP.
- CliqueConectar.
Exportando Dados
O Microsoft Excel tentará se conectar ao URL especificado e, em caso de conexão bem-sucedida, exibirá a lista de objetos Salesforce especificados adicionados ao endpoint.
- SelecioneContatoseFeeds de contatotabelas e cliqueCarregar.
- Opcionalmente, você pode clicar noTransformar dadosbotão. Ele permite que você faça alterações nos dados que estão sendo carregados no Excel, ou seja, filtrar algo, adicionar alguma coluna, etc. No entanto, isso se aplica apenas aos dados que estão sendo carregados no Excel. Os dados no Salesforce não serão alterados de forma alguma.
- A planilha é preenchida com os dados da tabela especificada.
OData, como todos os outros métodos de exportação de dados mencionados acima, tem seus prós e contras.
Prós do OData:
- Autenticação de endpoint: uma oportunidade de fornecer acesso aos dados do endpoint apenas para usuários autenticados, possibilidade de limitar endereços IP, a partir dos quais os dados do endpoint podem ser acessados;
- Não há necessidade de compartilhar credenciais do Salesforce;
- Abordagem de padrão aberto.
Contras do OData:
- Necessidade de construir API manualmente ou usar serviços pagos;
- Não há possibilidade de atualizar dados do Salesforce do Excel.
Este método de exportação de dados pode ser uma solução perfeita para aqueles usuários que já possuem endpoints OData para seus dados, ou que precisam publicar seus dados através de OData não apenas para Excel, mas também para outras aplicações. Além disso, com uma solução de serviço como o Skyvia Connect você não precisa construir API manualmente, se preocupar com segurança, hospedagem e domínio, obter os respectivos certificados, implantar, administrar ou manter, o Skyvia Connect fará isso por você. Ele fornece geração fácil de endpoint, acesso limitado aos dados do endpoint e, portanto, maior segurança e controle de dados. No entanto, observe que este método não permite carregar dados modificados no Excel de volta à fonte.
Essa foi uma breve descrição5 maneiras, que você pode usar, dependendo das necessidades do seu negócio.
Qual forma de exportação de dados do Salesforce para Excel você prefere e por quê? Este artigo foi útil para você? Deixe seu comentário aqui ou envie-nos seuopinião.
